Cara Mengatur Waktu

Apakah Anda merasa sama sekali tidak dapat menyelesaikan tugas-tugas Anda? Berikut ini tips dari seorang perencana ternama.

Jika Anda dapat merencanakan hari sempurna Anda, apa yang akan Anda lakukan? Mungkin Anda akan mengambil kelas yoga, menghabiskan waktu satu jam lebih lama bersama suami di atas tempat tidur, atau membaca buku yang sudah lama Anda ingin selesaikan.

Kunci untuk membuat hari impian Anda menjadi kenyataan adalah dengan mengubah pola pikir Anda mengenai waktu.

Dr. Samantha Sutton, wakil presiden dan direktur program dan seminar The Handel Group, sebuah kelompok pelatihan yang membantu orang belajar untuk merencanakan kehidupan mengatakan, “Waktu adalah sebuah medium yang kita jalani, dan kita perlu memperlakukannya secara bertanggungjawab guna memanfaatkannya maksimal.”

Dr. Sutton mengatakan, kita cenderung meremehkan berapa lama waktu yang kita butuhkan untuk dapat menyelesaikan sebuah tugas. Atau kita berbohong mengenai waktu, seperti ketika berkata pada teman kita bahwa kita dapat bertemu dengan mereka pada jam kosong kita, pada pukul lima tepat, namun kita malah tidak bisa meninggalkan kantor sampai pukul lima.

Dan kita sering mengatakan “kita tidak punya waktu,” padahal kita sebenarnya takut menghadapi tugas dan tidak memiliki jalan keluar untuk menyelesaikannya. Untuk memenuhi segala hal yang penting bagi Anda, Anda harus meninjau kembali hubungan Anda dengan menit-menit berharga  yang telah Anda lalui. Rahasiannya, kata Dr. Sutton, adalah dengan memilikinya.

Mulailah dengan mengatakan kebenaran. Jika Anda merasa belum tepat waktu, tampaknya Anda belum bisa jujur pada orang lain dan diri Anda sendiri tentang berapa waktu yang Anda butuhkan dan berapa waktu sebenarnya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas. “Anda mungkin tahu di dalam hati Anda, Anda tidak bisa menyelesaikan sebuah laporan untuk atasan Anda dalam satu jam, tapi Anda malah mengatakan bahwa tugas tersebut akan ada di atas meja atasan Anda tidak lama lagi. Kita terbiasa berbohong mengenai waktu dan sebenarnya itu membuat kita semakin tidak akrab berhubungan dengan waktu.”

Langkah pertama adalah dengan memberikan waktu lebih banyak daripada yang Anda perkirakan sebelumnya untuk menyelesaikan tugas tersebut. Contohnya, jika Anda pikir Anda butuh waktu satu jam untuk pulang ke rumah, maka beri diri Anda waktu satu jam dua puluh menit. Memberi Anda  sebuah “tambahan waktu” dapat membantu melatih kembali otak Anda sehingga memperkirakan waktu akan menjadi suatu hal yang alamiah.

Taati jadwal. Hal ini tampaknya terdengar sederhana, namun secara harfiah merencanakan waktu secara tepat dapat membuat Anda bisa mengendalikan waktu. Tidak masalah jika Anda membuat kalender online atau menggunakan jadwal harian kuno, tapi berlatihlah sesuai batasannya. Luangkan waktu dari pukul 8.00 sampai pukul 9.00 pagi untuk membalas email, dan berhenti tepat pada pukul 9.00 kemudian lanjutkan lakukan hal lain yang ada dalam daftar Anda.

Mulailah dengan hal kecil, seperti menjadwal kegiatan dalam selang waktu tiga jam, dua kali dalam sepekan. Untuk beberapa jam, berlatihlah melakukan hal sama persis seperti jadwal. “Merencanakan selama satu pekan dan menjalankannya sesuai jadwal akan sangat sulit, karena kita tidak melatihnya sama sekali. Sama seperti ketika Anda berlatih untuk marathon, Anda juga harus mengambil langkah kecil ketika mengatur waktu Anda sehingga Anda tidak menempatkan diri Anda dalam kegagalan,” kata Dr. Sutton.

Perkenalkan konsekuensi. Anda terus-menerus lupa untuk menjemput anak dari tempat penitipan, namun entah bagaimana Anda mampu tiba ke bandara satu jam lebih awal untuk mengejar pesawat. Kenapa? Karena ada konsekuensi tegas jika terlambat: Anda akan ketinggalan pesawat.

Pada situasi di mana hukuman keras untuk keterlambatan tidak ada, beri diri Anda ganjaran untuk menjadi tepat waktu, seperti membayar sejumlah denda setiap menit keterlambatan Anda, dan mendonasikan dana tersebut untuk amal setiap akhir bulan. “Sangat mengagumkan bagaimana Anda akan mulai tepat waktu karena sebenarnya Anda akan merasakan dampak dari tindakan Anda,” kata Dr. Sutton.

Luangkan waktu untuk selesaikan yang tertunda. Ambil contoh ketika Anda belanja berlebihan dengan kartu kredit, jadi Anda menunda membayar tagihan karena Anda tidak mau memikirkannya. Namun, Anda akhirnya akan mengkhawatirkan hal tersebut saat Anda berbelanja ataupun memasak makan malam. “Semakin lama Anda menunda melakukan sesuatu, semakin banyak energi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut,”  kata Dr. Sutton. “Itu karena otak kita hanya memiliki kapasitas terbatas pada hal yang kita fokuskan, sehingga sepanjang haru Anda akan mengkhawatirkan tagihan di kepala Anda, padahal Anda bisa menghabiskan energi tersebut untuk sesuatu yang menyenangkan seperti bermain dengan anak Anda.”

Untuk memberikan ruang kosong bagi otak sehingga Anda bisa fokus lebih baik pada tugas Anda, jadwalkanlah dua jam sepekan untuk mengerjakan tugas yang tertunda tersebut.  Saat Anda tiba-tiba teringat memiliki janji dengan dokter hewan atau menjual baju di eBay, kirim sebuah pesan teks pengingat kepada diri Anda sendiri untuk dilihat saat waktu luang tersebut. “Hal ini mengurangi tingkat stres karena memikirkan penundaan yang Anda lakukan karena Anda sudah tahu bahwa Anda bisa melakukan itu di lain waktu. Hal ini dapat membantu Anda menjadi lebih produktif dan menikmati momen tersebut,” kata Dr. Sutton.

Publikasikan. Jika Anda mengatakan pada tetangga, Anda akan datang pada pukul 9.00 dan bukan “akan datang pagi-pagi” untuk membantunya menjual barang bekasnya, kemungkinan Anda akan tepat waktu. “Orang-orang di sekitar Anda dapat menjadi pendukung paling besar bagi Anda dalam membantu Anda menguasai waktu bahkan jika mereka tidak melakukan apapun,“ ujar Dr. Sutton.

“Mengatakan pada orang lain tentang kapan atau berapa lama Anda akan melakukan sesuatu membuat Anda akan lebih menepati batas waktu tersebut karena Anda terbeban untuk bertanggungjawab atas janji tersebut.” Terkadang sedikit tekanan dari teman-teman yang dewasa sebenarnya merupakan hal yang baik.